Evenementenvisie 2022

In 2020 ontstond er na de herziening van de Algemene Plaatselijke Verordening van de gemeente behoefte om ook de beleidsregels rondom evenementen te actualiseren.

Gaandeweg bleek echter dat het, in aanvulling op het beleid, ontbrak aan een visie op evenementen en een standpunt van de gemeenteraad in een aantal aspecten ervan.

Vragen zoals 'welke evenementen wil de gemeente stimuleren?' worden immers doorgaans niet beantwoord in beleidsregels. Daarom is gekozen voor het opstellen van een visie op evenementen, in samenwerking met de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft tijdens een informele bijeenkomst d.d. 26 oktober 2021 een bijdrage geleverd aan de visie op evenementen op het gebied van soorten evenementen, subsidies, duurzaamheid en veiligheid. Deze uitkomsten zijn vertaald in deze visie. 

In het evenementenbeleid van het college wordt de visie nader uitgewerkt in de vorm van beleidsregels. Deze beleidsregels zullen dan ook kort na het in de raad vaststellen van de visie door het college worden herzien.

Het profiel van de gemeente Reimerswaal is een plattelandsgemeente bestaande uit een aantal dorpskernen met hun eigen DNA. 

In onze gemeente vinden veelal kleine en middelgrote evenementen plaats. De infrastructuur in de gemeente leent zich niet voor het organiseren van grote evenementen. Er wordt vooral ingezet op kleinschalige evenementen, die iets toevoegen aan de gemeenschap met aandacht voor kwaliteit. 

De rol van de gemeente Reimerswaal bij evenementen is vooral het stimuleren en faciliteren van evenementen. Zelden neemt de gemeente het voortouw in de organisatie van een evenement. Wel organiseren de jeugd- en jongerenwerkers regelmatig activiteiten voor de jeugd. Afhankelijk van het soort activiteit kan deze ook worden aangemerkt als evenement.

Gewenste evenementen

De gemeente Reimerswaal ziet graag evenementen of activiteiten die en/of:

• bijdragen aan de leefbaarheid voor de lokale bevolking;
• kleinschalig zijn en het lokale verenigingsleven en gedachtengoed versterken;
• gericht zijn op het versterken/promoten van de sectoren, die beeldbepalend zijn voor Reimerswaal zoals de schaal- en schelpdiersector en de uien- en fruitteelt;
• gericht zijn op het stimuleren van een gezonde en bewuste levensstijl. 
   

Veiligheid speelt een hoofdrol bij de organisatie van evenementen, zowel voor bezoekers van het evenement, als voor de omgeving waarin het evenement plaatsvindt. In de afgelopen jaren zijn (inter)nationale incidenten aanleiding geweest om meer aandacht te besteden aan de veiligheid van evenementen. Een goed uitgewerkt veiligheidsplan vormt een belangrijke voorwaarde voor vergunningverlening. Hieraan wordt dan ook veel aandacht besteed door hulpdiensten en gemeente. De kosten van veiligheidsmaatregelen maken onderdeel uit van de begroting van het evenement. Tijdens het evenementenoverleg wordt met alle partners zoals politie, brandweer en GHOR gekeken naar het veiligheidsplan en worden aanbevelingen of adviezen gegeven vanuit deze expertises. Ook worden de partners op de hoogte gesteld van het te houden evenement zodat zij hun werkzaamheden en diensten hierop kunnen afstemmen. 

De visie van de raad is dat organisatoren moeten bijdragen in de kosten van veiligheidsmaatregelen rondom een evenement. Hierbij geldt dat hoe meer het evenement is gericht op de lokale bevolking en ook is georganiseerd door lokale niet commerciële partijen, hoe minder de eigen bijdrage in de kosten zou moeten zijn. Voor grotere (landelijke) organisatoren geldt dat zij naar rato meer zullen moeten bijdragen in de kosten. Het is daarnaast de visie van de raad dat de gemeente bijdraagt aan de kosten van veiligheidsmaatregelen voor evenementen die georganiseerd worden voor het goede doel (zie ook hoofdstuk subsidies).

De gemeente heeft tot slot bij alle evenementen een faciliterende rol wanneer het gaat om fysieke veiligheid. Zo worden vanuit de gemeente dranghekken verstrekt. Ook de zichtbaarheid van de gemeentelijke BOA's is belangrijk. De BOA's hebben dan ook een adviserende rol in de aanvraagfase, controleren de vergunningsvoorwaarden kort voorafgaand aan het evenement en proberen tijdens een evenement zichtbaar te zijn. Wanneer blijkt dat een evenement voor veel overlast heeft gezorgd (rommel, hinder) dient de organisator de kosten voor herstel op zich te nemen.

Maatschappelijk gezien komt er steeds meer kritiek op de milieubelastende aspecten van evenementen. Tegelijkertijd is er ook een beweging gaande om evenementen duurzamer te maken. Op internet zijn daarvan inmiddels aardig wat voorbeelden te vinden. Daarbij gaat het niet alleen om de afvalstromen, maar ook om zaken als bijvoorbeeld energie- en watergebruik, catering en verkeersstromen.

Na de focus op veiligheid bij evenementen wordt de duurzaamheid ervan het volgende aspect waarmee aan de slag moet worden gegaan.

Afval

Veel inwoners ergeren zich aan vervuiling van de eigen leefomgeving. Een toename van zwerfafval gedurende en na afloop van een evenement, draagt in de regel dan ook niet bij aan het draagvlak voor het betreffende evenement. Ligt er veel afval, dan wordt er al gauw naar de gemeente gekeken om het afval op te ruimen.

De raad van Reimerswaal geeft aan dat de organisator van een evenement de gemaakte kosten van het opruimen van afval als gevolg van het evenement, moet voldoen. Transparantie naar inwoners en bedrijven over de kosten van het door de gemeente laten opruimen van afval als gevolg van het evenement, is dan belangrijk. Dit kan worden uitgewerkt in:

• een uurtarief voor de inzet van medewerkers van de buitendienst;
• de kosten van het storten per m³ afval.

Organisatoren van evenementen worden verplicht om duurzaamheidsmaatregelen te nemen, waarbij wordt vastgesteld welke maatregelen/verplichtingen voor de organisator haalbaar zijn. Vanuit de gemeente wordt wel actief meegedacht en geadviseerd om door het gebruik van duurzame en recyclebare materialen de kosten van het opruimen van afval zoveel mogelijk te beperken.

Energie

Het tweede aspect betreft het beheersen van het energieverbruik bij evenementen. De insteek daarvan is om energie slurpende apparaten daarbij zoveel als mogelijk te weren of in bepaalde gevallen het gebruik ervan niet toe te staan. Als voorbeeld daarvan worden terraswarmers genoemd. Ook voor het aspect energie geldt dat het beleid erop gericht moet zijn om verduurzaming van evenementen vooral te stimuleren.

Duurzaamheid in het algemeen

Evenementen waarop hergebruik van gebruiksartikelen en/of kleding centraal staan, zoals rommelmarkten en kledingbeurzen worden gestimuleerd.

De gemeente kent meerdere regelingen op basis waarvan organisaties een financiële bijdrage kunnen aanvragen voor het organiseren van een activiteit of evenement. De verscheidenheid aan regelingen en onderliggende voorwaarden maakt het doen van de juiste subsidieaanvraag door een organisator niet alleen lastig, maar zorgt ook voor extra administratieve lasten bij het afhandelen van de aanvragen.

Daarom is het wenselijk om te komen tot een eenduidig subsidiebeleid voor evenementen en om de bestaande regelingen onder te brengen in één regeling. Hierdoor wordt het voor zowel de aanvragende partijen/organisaties als de behandelaar transparant en overzichtelijk, mits er ook duidelijke (toetsings-)kaders worden vastgesteld.

Belangrijke uitgangspunten binnen deze (toetsings-)kaders zijn dat een evenement meerwaarde moet hebben voor de inwoners, kleinschalig is en niet commercieel van aard. Uiteraard moeten evenementen van eenzelfde aard, indien van toepassing ook evenveel subsidie en steun krijgen. 

Bijdragen in natura

Advies Veiligheid

De aanvraagprocedure voor een evenement vraagt – afhankelijk van het soort evenement – om een veiligheidsplan. In dit plan moet worden beschreven welke maatregelen er worden genomen om een incident te voorkomen of de gevolgen ervan te beperken. Als een evenement tijdig wordt aangevraagd, wordt in het evenementenoverleg, waarin ook de hulpdiensten vertegenwoordigd zijn, de aanvraag inhoudelijk beoordeeld op veiligheidsrisico's. De Medewerker APV en bijzondere wetten heeft vervolgens een adviserende rol richting de aanvrager om de veiligheidsadviezen te vertalen naar concrete (voorzorgs)maatregelen. Aan dit advies zijn geen kosten verbonden.

Materialen

Voor veel evenementen wordt een beroep op de gemeente gedaan als het gaat om het beschikbaar stellen van afzetmateriaal in de vorm van dranghekken. De dranghekken kunnen op afspraak afgehaald worden bij de Centrale werkplaats gemeentewerken. 

Wanneer de visie op evenementen is vastgesteld door de gemeenteraad zal, zoals aangegeven, ook het evenementenbeleid worden vastgesteld. In de beleidsregels zal in ieder geval naar aanleiding van de visie moeten worden opgenomen dat een organisator:

• de kosten voor op het opruimen van afval op zich moet nemen;
• herstelkosten op zich moet nemen wanneer het evenement voor schade heeft gezorgd;
• indien hij van oordeel is dat het evenement in aanmerking komt voor subsidie, in dat geval conform de Algemene Subsidieverordening en de Subsidieregeling Evenementen een aanvraag kan indienen.

Het organiseren van een duurzaam evenement wordt niet gezien als een verplichting. Dit onderwerp wordt dus ook niet in de beleidsregels opgenomen.

Met het vaststellen van de visie wijzigt het subsidiebeleid van de gemeente. De Algemene Subsidieverordening geeft regels voor het aanvragen van een subsidie. Er wordt een subsidieregeling Evenementen opgesteld, waarin de specifieke regels voor het aanvragen en toekennen van subsidies bij evenementen worden beschreven.